Tietosuoja

Yksityisyys ja tietosuoja

Näillä sivuilla annamme lisätietoa henkilötietojen käsittelystä sekä käytössä olevista evästeistä.

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

A. OLYMPIA Kaukomatkatoimisto ja Kaukoretket asiakasrekisteri

B. OLYMPIA Kaukomatkatoimisto ja Kaukoretket markkinointirekisteri

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty tietosuoja- ja rekisteriseloste OLYMPIA Kaukomatkatoimiston asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille

Rekisteröidyllä (asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat sekä verkkosivuston käyttäjät) on oikeus henkilötietolain mukaan saada tietää itseään koskevien henkilötietojen käsittelystä. Tietosuoja-asetuksessa rekisteröidylle säädettyjä nimenomaisia oikeuksia ovat mm.

  • Oikeus saada informaatiota henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä
  • tiedonsaanti- ja tarkastusoikeus
  • oikeus saada tietonsa korjatuksi ja poisto-oikeus
  • kielto- ja valitusoikeus

Mikäli haluatte käyttää rekisteröitynä näitä oikeuksianne tai teillä on kysyttävää henkilötietojenne käsittelystä, ottakaa yhteys rekisterinpitäjään:

Olympia Kaukomatkatoimisto
Yrjönkatu 9
00120 Helsinki
p. (09) 696 2770
s-posti: olympia(at)olympia.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö/yhteyshenkilö:
Sari Juurinen, p.(09) 696 2770 (vaihde), (09) 6962 7747 (suora)
 

A. OLYMPIA Kaukomatkatoimisto ja Kaukoretket asiakasrekisterin tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterin pitäjä
Oy Lentomatkatoimisto OLYMPIA Flygresebyrå Ab
Y-tunnus 2150319-2

Yrjönkatu 9
00120 Helsinki
p. (09) 696 2770

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö/yhteyshenkilö:
Sari Juurinen
p.(09) 696 2770 (vaihde)
(09) 6962 7747 (suora)
etunimi.sukunimi(at)olympia.fi

Oy Lentomatkatoimisto OLYMPIA Flygresebyrå Oy on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa

3. Rekisterin nimi
Olympia Kaukomatkatoimiston asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on OLYMPIA Kaukomatkatoimiston ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Asiakasrekisteriin voidaan tallentaa myös toimeksiantoihin välttämättömästi liittyviä muita henkilötietoja, joita voivat olla asiakkaan vastapuolet, yhteistyökumppanit ja näiden asiamiehet ja neuvonantajat.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: Asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen, niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen ja toteuttaminen.

Asiakasrekisterin käsittelytehtäviä ei ulkoisteta.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

Asiakkaan henkilötiedot:

  • nimi
  • tehtävänimike
  • henkilötunnus
  • asiakasnumero
  • kieli
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • sekä muut tarpeelliset yhteystiedot
  • rekisteröityä mahdollisesti koskevaa vakuutusta ja vastaavia seikkoja koskevia tietoja
  • palvelujen ostoon, varauksiin ja maksuihin liittyviä tietoja
  • muistiinpanoja
  • tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde

6. Henkilötietojen säilytysaika

Yritys säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja OLYMPIA Kaukomatkatoimiston välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 10 vuotta. Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • rekisteröity itse
  • rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat
  • tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.

Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden OLYMPIA Kaukomatkatoimiston tai rekisteröidyn yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi välittävän matkatoimiston toimittamia tietoja.

Asiakkaan ja Olympian väliset puhelut voidaan tallentaa liiketapahtuman varmistamiseksi. Puhelutallenteita käytetään asiakaspalvelun kehittämiseen sekä puhelusisällön todentamiseen. Asiakaspalvelun kehittämiseksi tallenteita voidaan käyttää asiakaspalveluhenkilöstön koulutuksessa ja palvelutasotutkimuksissa. Puhelusisällön todentamiseen tallenteita voidaan käyttää, mikäli soittava asiakas tai toimeksiantaja reklamoi virheellisestä asiakaspalvelusta tai tuotteesta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Olympia Kaukomatkatoimistolle matkaa varten luovutettuja matkustajien henkilötietoja siirretään matkan varaamisen ja suorittamisen kannalta oleellisille yhteistyökumppaneille ja viranomaisille sekä EU/ETA-maihin että niiden ulkopuolisille alueille. Tietojen käsittelyssä sovelletaan EU:n tietosuojalain periaatteita. Asiakastietoja ei luovuteta OLYMPIA Kaukomatkatoimiston ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, asiakkaan antaman erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

a. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena. Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla työntekijöillä.

b. Sähköisesti talletetut tiedot: Käyttö suojattu tunnuksin ja salasanoin. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

10. Profilointi

OLYMPIA Kaukomatkatoimisto ei tee mitään asiakastietoihin liittyvää profilointia.

11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita OLYMPIA Kaukomatkatoimisto kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on OLYMPIA Kaukomatkatoimiston ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.

Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.

OLYMPIA Kaukomatkatoimisto voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja OLYMPIA Kaukomatkatoimiston  asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa OLYMPIA Kaukomatkatoimiston vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.4 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä OLYMPIA Kaukomatkatoimistolle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä OLYMPIA Kaukomatkatoimistoon

Sähköpostitse: olympia(at)olympia.fi

postitse osoitteeseen: OLYMPIA Kaukomatkatoimisto, Yrjönkatu 9, 00120 Helsinki

OLYMPIA Kaukomatkatoimisto voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

 

B. Tietosuoja- ja rekisteriseloste Olympian ja Kaukoretkien uutiskirjeen markkinointirekisteri

1. Rekisterin pitäjä
Oy Lentomatkatoimisto OLYMPIA Flygresebyrå Ab
Y-tunnus 2150319-2

Yrjönkatu 9
00120 Helsinki
p. (09) 696 2770

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö/yhteyshenkilö:
Sari Juurinen
p.(09) 696 2770 (vaihde)
(09) 6962 7747 (suora)
etunimi.sukunimi(at)olympia.fi

Oy Lentomatkatoimisto OLYMPIA Flygresebyrå Oy on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa

3. Rekisterin nimi
Markkinointirekisteri, Olympian ja Kaukoretkien uutiskirjeet

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sähköpostitse lähetettävien uutisten ja markkinointiviestien lähettäminen.

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on OLYMPIA Kaukomatkatoimiston ja asiakkaan välinen asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: markkinoinnin hoitaminen ja toteuttaminen sekä asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen sekä niihin liittyvä viestintä

Markkinointirekisterin käsittelytehtäviä ei ulkoisteta.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

Asiakkaan itse luovuttamat henkilötiedot:

  • Nimi ja sähköpostiosoite
  • Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Yritys säilyttää henkilötietoja markkinointirekisterissä kunnes rekisteröidyn ja OLYMPIA Kaukomatkatoimiston  välisen markkinointisuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 10 vuotta. Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa peruuttaa suostumuksensa tätä aiemmin joko suoraan itse palvelun kautta tai ilmoittamalla tästä OLYMPIA Kaukomatkatoimistolle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

Rekisteröity itse.  Asiakkaan itse antamat tiedot (sähköpostiosoite ja nimi).

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Milloin mahdollista, olemme valinneet tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Käytämme uutiskirjeen lähettämiseen USA:ssa sijaitsevaa MailChimp palveluntarjojaa. Keräämämme henkilötiedot voidaan siirtää ja tallentaa Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Henkilötietojasi voivat käsitellä myös ETA-alueen ulkopuolella toimivat organisaatiot, jotka toimivat meidän tai jonkin alihankkijamme lukuun.

Privacy Shield

Olemme varmistaneet, että MailChimp on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa. Mail Chimp tietoturvaseloste :https://mailchimp.com/legal/privacy/

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
a. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena.

b. Sähköisesti talletetut tiedot: Käyttö suojattu tunnuksin ja salasanoin. Rekisteri sijaitsee internetpohjaisessa palvelussa, joka on suojattu SSL-protokollan avulla. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

10. Profilointi

OLYMPIA Kaukomatkatoimisto ei tee mitään asiakastietoihin liittyvää profilointia.

11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja OLYMPIA Kaukomatkatoimiston  markkinointirekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.4 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä OLYMPIA Kaukomatkatoimistolle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

13 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä OLYMPIA Kaukomatkatoimistoon

Sähköpostitse: olympia@olympia.fi

postitse osoitteeseen: OLYMPIA Kaukomatkatoimisto, Yrjönkatu 9, 00120 Helsinki

OLYMPIA Kaukomatkatoimisto voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Evästeet

Tämä sivusto käyttää evästeitä.  Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.

Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.

Katso tarkemmin:

Internet Explorer: http://windows.microsoft.com/fi-fi/internet-explorer/delete-manage-cooki...

Firefox: https://support.mozilla.org/fi/kb/poista-evasteet-poistaaksesi-verkkosiv...

Jos toiminto kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle. Jotkut kolmannen osapuolen toimittajat saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (1 pikselin kuvatiedosto). Evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla kerätyt tiedot eivät kerro meille tai kolmansille osapuolille mitään henkilökohtaisia tietoja, kuten nimeäsi tai yhteystietojasi..

Tällä sivustolla on käytössä Google Adwords -eväste, jolla kohdennetaan markkinointia käyttäjäluettelon avulla Googlen tilastollisen tiedon tuottamiseen. Käyttäjä ei ole tunnistettavissa evästeeseen liitettävien tietojen perusteella. Käyttäjä voi halutessaan estää käyttäjäluetteloihin perustuvan Google Adwords-markkinoinnin osoitteessa www.google.com/settings/ads.

Lisätietoja selainkäyttöön perustuvasta mainonnan kohdentamisesta saa Your Online Choices –sivustolta